文/張家榕
依照《公寓大廈管理條例》第25條第1項規定：「區分所有權人會議，由全體區分所有權人組成，每年至少應召開定期會議一次。」而就統計值顯示，每年的6~11月則為各公寓大廈「區分所有權人會議」召開的高峰期，公寓大廈區分所有權人或住戶，藉是項會議決議「私法自治」的內容、範圍與應用，並選任出下一屆的管理委員會委員，在《公寓大廈管理條例》中屬最高意思機構，其過程涵蓋法治、情理、慣例等，所衍生出之複雜性、爭議度，在管理實務者眼中戲謔為「公寓大廈大拜拜」。
在嚴格的「召集程序、決議方法」要求下，本會議的基礎成會條件就是與會人數與區權比例，而常因前述要件的不足，而進入「再開議」、「假決議」的繁冗，故會議出席人數，似已成為會議召開成、敗的主因；筆者長期觀察，「區分所有權人會議」以實體形式召開，這種模式在運作上存在諸多限制與挑戰：如區分所有權人因工作繁忙、居住地遙遠、行動不便或對會議內容不感興趣等原因，難以親自出席，而時間與空間的限制使得會議召開彈性不足，傳統會議需要固定時間與地點，對於現代社會生活型態多樣化的住戶而言，難以配合，且議事效率不彰也是一大弊病，冗長的報到程序、紙本資料的準備與發放、現場討論的秩序維持，以及人工計票的耗時費力，都大幅降低了會議的效率，這些問題不僅耗費了大量的人力、物力與財力，也間接影響了社區公共事務的推動與管理品質。
在防疫期間，於教育、行政、經濟等方面，驗證了視訊會議的效能，亦能克服實體會議的繁瑣，考量「區分所有權人會議」的重要性與出席的不易，筆者認為應參考《公司法》的視訊股東會與電子投票召開模式，由主管機關設置會議召開平台，似能周全會議的召開效能。
公寓大廈「區分所有權人會議」推動網路科技化，是時代與科技發展的必然趨勢。透過網路平台，會議將能徹底擺脫時空限制，實現線上報到、數位簽章與即時投票，確保議事過程的不可否認性與決議的公信力，這不僅能大幅提升會議的參與度與效率，更能有效兼顧不同背景與數位能力的所有權人；而透過輔助措施彌補「數位落差」，確保每一位區分所有權人的權益都能被充分保障。儘管在推動過程中，可能會面臨網路穩定性與頻寬維護等技術挑戰，但相較於傳統實體會議所耗費的人力、物力與財力，以及其所帶來的低效率與低參與度，網路科技化所帶來的效益顯然遠大於其潛在的風險。因此，在立法者持續推動公寓大廈「私法自治」的進程中，積極運用網路科技作為輔助工具，不僅是提升社區治理效能的關鍵，更是避免資源浪費、邁向智慧社區的必由之路。我們應當擁抱這股數位浪潮，讓公寓大廈的公共事務管理更加便捷、透明與高效。
作者：張家榕／台灣物業優化精進協會創會理事長
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