商傳媒｜何映辰／台北報導
隨著人工智慧（AI）技術的快速發展，企業營運模式正迎來轉變。一份由軟體公司 Nitro 發布的最新研究報告指出，高達 75% 至 95% 的受訪員工和高階主管已在文件處理中運用 AI 技術，範圍涵蓋資料擷取、PDF 作業以及合約摘要等。
這份研究也發現，當員工無法取得適當的 AI 工具時，他們傾向於尋求未經授權的「影子 IT」（Shadow IT）解決方案，藉此加速工作流程。然而，此舉恐帶來潛在的資安與法規遵循風險。報導強調，為有效規模化文件處理流程，企業需整合對話式 AI 與功能性 AI。對話式 AI（如聊天機器人）擅長處理預設的即時任務，但其設計並非用於執行文件格式化、編輯或法規遵循等一致性規則，也難以從表格、圖像或自由文本中提取深層資料。
功能性AI（Functional AI）則能直接在企業現有的業務流程與系統中，自動執行實際任務，例如文件的編輯、塗黑、格式轉換與資料擷取等。換言之，功能性 AI 不僅回應使用者提示，更能實質處理文件，將靜態檔案轉化為可用的結構化資訊。文件工作流程的自動化（Document workflow automation）涵蓋了從檔案建立、編輯、轉換到資料擷取等一系列文件處理環節，功能性 AI 正是其中關鍵。
功能性 AI 透過自動化，可跨大量文件集識別並移除敏感資訊，無需人工審查即可應用一致性規則。此外，它能從合約、表格、手寫筆記和 PDF 等多種來源中提取關鍵資料，大幅提升資料處理的準確度與效率。透過整合文件處理任務於單一平台，功能性 AI 有效降低對多重工具或未經核准解決方案的需求，有助於企業更精準地規劃軟體授權與控制成本。對於台灣企業而言，導入功能性 AI 將是提升營運效率、強化資料安全與法規遵循的關鍵一步，尤其在處理大量文件資料的產業中，其效益將更為顯著。
