混合辦公與視訊協作已成為企業日常，然而實體會議室資源管理卻仍充滿挑戰：重複預約、臨時插隊、會議室被占用卻無人出席、管理單位難以掌握實際使用數據等問題屢見不鮮。為協助企業、學校與醫療院所提升空間運用效率，視野科技正式推出「視享家實體會議室預約管理系統」，以一站式預約平台與彈性架構，打造新一代混合辦公會議室管理標準。
一站式預約平台 整合常用日曆與視訊會議
視享家可與企業既有的日曆與會議系統整合，支援 Outlook / Google Calendar 等預約方式，使用者可在原本熟悉的介面中，同步完成「會議室預約」與「線上會議建立」，降低學習成本。
當會議成立後，相關資訊會自動同步至會議室門口看板與後台管理介面，有效避免重複預約、資訊不同步或現場溝通不清等情形發生，讓使用者一眼就能掌握空間使用狀態。
數據化後台儀表板 為空間與設備投資提供依據
針對管理單位，視享家提供清晰易讀的後台總覽儀表板，完整呈現：
- 各會議室使用率與閒置情況
- 不同時段的尖峰使用狀況
- 各部門使用頻率統計
- 熱門會議室排行
透過這些關鍵指標，企業可檢視會議室是否真正「不足」或存在「資源浪費」，並作為未來空間規劃、設備增購與調整會議室配置的重要決策依據。過去難以量化的爭取與討論，現在都能以具體數據進行溝通。
門口看板與行動操作 全面提升會議室周轉效率
在實際操作體驗上，視享家支援 門外觸控看板 與 行動載具 操作：
- 使用者可在會議室門口直接查看即時空檔並快速預約或簽到入席
- 支援週期性預約與權限控管，避免重要會議室被不當長期占用
藉由提前排程與快速預約機制，會議室周轉率大幅提升，也減少同仁「搶不到會議室」的挫折感。
多層級權限與系統串接 打造「人到、門開、設備就緒」體驗
在安全與權限管理方面，視享家支援帳號分級與多角色設定，企業可依據 部門、職級或據點 設定不同預約與管理權限，兼顧彈性與安全。
同時，系統亦可與 門禁系統、感測器或會議設備 串接，實現：
- 可依照企業需求，分配指定會議室，專門給指定的部門/人員預約
- 感測人員實際入席狀態，避免空占資源
- 自動啟動或關閉會議設備與環控情境
在資訊安全規範下，達成「人到、門開、設備就緒」的一致會議體驗。
對於重視來賓接待與訪客管理的企業，視享家也可延伸應用於訪客會議室預約與前台接待流程，讓訪客體驗更順暢專業。
雲端訂閱與在地端部署 滿足不同資安與 IT 架構需求
目前視享家提供 雲端訂閱 與 在地端部署 兩種導入模式，企業可依自身 IT 架構與資安政策彈性選擇最合適方案。未來，視野科技也將持續與各大協作平台與硬體設備商合作，擴充更多整合情境，包含：
- 門禁與人流管理
- 環控與智慧照明
- 數位看板與指引系統
- 智慧辦公與空間管理應用
協助客戶打造兼具便利性與安全性的現代化會議與空間管理解決方案。
視野科技：讓每一間會議室都被看見、被善用
視野科技表示：「許多客戶在導入視訊會議與混合辦公後，發現真正的瓶頸往往不在技術，而是在『實體會議室資源』無法被有效管理。視享家的核心目標，就是讓每一間會議室都被看見、被善用，讓同仁只需要專注在『開會本身』，而不是花時間搶會議室。」
如需了解更多「視享家實體會議室預約管理系統」導入資訊，歡迎與視野科技業務團隊聯繫，預約專屬的情境展示與需求評估。
▶ 詳細方案與導入諮詢請見：https://www.vision4yes.com
